Gen Z chia sẻ phương pháp quản lý thời gian

(Sóng trẻ) - Làm sao để tận dụng tối đa quỹ thời gian trước những dự định, công việc ngổn ngang? Nhiều bạn trẻ gen Z đã không ngần ngại chia sẻ về các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong cuộc sống của họ. 

Phạm Ngọc Khánh (23 tuổi, Hưng Yên) thường xuyên bị bạn bè gán mác là “người bận rộn”. Khi còn là sinh viên, cô nàng đảm nhiệm vai trò trưởng ban của một CLB tiếng Anh, thành lập một dự án xã hội. Ngọc Khánh tốt nghiệp loại Giỏi, nhiều lần đạt học bổng trong và ngoài trường. Hiện tại, ngoài công việc làm toàn thời gian, Ngọc Khánh vẫn duy trì việc tham gia các hoạt động ngoại khóa, làm điều phối truyền thông của dự án xã hội và xây dựng kênh Blog cho riêng mình. 

Với Ngọc Khánh, cốt lõi của việc quản lý thời gian đó là làm việc có kế hoạch và mục tiêu rõ ràng. Nhờ hiểu rõ những điều cần làm, cô nàng hạn chế việc bỏ lỡ nhiệm vụ, giảm thiểu sự phân tâm, trì hoãn cũng như tăng khả năng tập trung và nâng cao hiệu suất làm việc.

Ngọc Khánh chia sẻ: “Hiện mình đang duy trì đều đặn thói quen dành 15 phút lập kế hoạch mỗi ngày với phương pháp Time Blocking (Giới hạn thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ), Task batching (Nhóm nhiệm vụ) và Eisenhower Matrix (Ma trận quan trọng/khẩn cấp Eisenhower)".

1. Time Blocking

Time Blocking là một phương pháp ấn định từng khung thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành. Nguyên tắc của Time Blocking là chia nhỏ 24 tiếng trong ngày thành các “time block” (khung thời gian) và chỉ tập trung thực hiện một nhiệm vụ duy nhất trong khung thời gian nhất định.

2. Task batching

Task batching (Nhóm nhiệm vụ) là quy tắc yêu cầu bạn gộp những nhiệm vụ cùng loại vào với nhau. Tuy nhiên, bạn không nên cố gắng xếp chồng liên tiếp những nhiệm vụ quá phức tạp và đòi hỏi tính sáng tạo cao vì nó có thể khiến bạn nhanh chóng bị kiệt sức.

3. Eisenhower Matrix

Ma trận Eisenhower giúp phân loại nhiệm vụ thành bốn nhóm bao gồm: Thực hiện những công việc quan trọng và khẩn cấp; lên lịch những công việc quan trọng, không khẩn cấp; ủy quyền hoặc làm sau những nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp; loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng, không khẩn cấp.

“Theo đó, mình sẽ chọn ra năm nhiệm vụ một ngày và sắp xếp dựa trên mức độ quan trọng, ưu tiên của chúng. Trên thực tế, mình thấy việc quản lý thời gian đạt hiệu quả nhất khi kết hợp cả ba phương pháp này. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng nên khi áp dụng, đừng ngại điều chỉnh sao cho phù hợp với bạn nhất”, Ngọc Khánh cho biết thêm. 

Quốc Việt, sinh viên năm Nhất trường Đại học Văn hóa Hà Nội đã thử qua vô số cách quản lý thời gian cá nhân. Cậu mong muốn vừa có thể đảm bảo tốt thời gian dành cho học tập, công việc làm thêm, vừa duy trì được các sở thích của bản thân và nuôi dưỡng mối quan hệ. 

Việt cho rằng: “Mấu chốt của việc hoàn thành các kế hoạch cá nhân là xây dựng mục tiêu và tạo khuôn khổ kỷ luật cho bản thân. Với mỗi mục tiêu, bạn cần đảm bảo đáp ứng được 5 yếu tố dựa trên mô hình S.M.A.R.T ( Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound).

Theo đó, Specific biểu hiện mục tiêu cụ thể, dễ hiểu. Measurable chỉ tiến độ mục tiêu có thể đo lường được bằng con số. Attainable xác định tính khả thi của đích đến, nằm trong khả năng của bản thân. Relevant thể hiện tính liên quan đến mục tiêu dài hạn. Time- Bound là hạn chót cho từng mục tiêu.

Nói về cách thức quản lý thời gian hiệu quả trong thời đại công nghệ số, Thu Phương, sinh viên trường Đại học Thương mại tâm sự: “Mình đã tự tìm hiểu nhiều phương pháp quản lý thời gian tối ưu thông qua các trang web, blog, kênh youtube,... và “chiêu mộ” vài ứng dụng, phần mềm tiện lợi phù hợp với mục đích cũng như nhu cầu sử dụng của bản thân.”

Dưới góc nhìn của một bạn trẻ Gen Z, Thu Phương dành lời khuyên cho những người gặp khó khăn trong việc “làm chủ” quỹ thời gian cá nhân: “Quản lý thời gian cần đi kèm với việc quản trị năng lượng để duy trì hiệu suất làm việc cũng như đảm bảo sức khỏe tinh thần và thể chất lành mạnh. Bởi vậy, Gen Z dù có bận rộn như thế nào cũng đừng quên nghỉ ngơi và ăn uống đầy đủ.”