Giao lưu trực tuyến : Quản lý thời gian hiệu quả

2016-11-11 08:39:51

( Sóng Trẻ ) – BBT Sóng Trẻ tổ chức chương trình giao lưu trực tuyến với khách mời là Chuyên viên tâm lý Trần Thị Mạnh Linh để chia sẻ về tầm quan trọng của thời gian và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.

Thạc sĩ Trần Thị Mạnh Linh hiện đang là chuyên viên tâm lý học trường học. Chị từng có kinh nghiệm 5 năm làm tư vấn viên tại tổng đài hỗ trợ học sinh sinh viên. Chị cũng là gương mặt khách mời quen thuộc xuất hiện trên các chương trình truyền hình dành cho lứa tuổi học đường như: Chương trình “ Ngôn ngữ tuổi teen” – VTV2, “ Chuyện học trò” – VTV7….

Buổi giao lưu trực tuyến có sự tham dự của nhà báo Phạm Quý Trọng – ban Tuyên giáo Trung ương cùng đông đảo các bạn sinh viên lớp Báo mạng điện tử K33 – Học viện Báo chí và Tuyên truyền.

9h00, buổi giao lưu trực tuyến chính thức bắt đầu:

Nhà báo Phạm Quý Trọng tặng hoa cho khách mời của chương trình

Nội dung buổi giao lưu trực tuyến:

Câu hỏi: Những lỗi thường gặp trong quản lý thời gian của sinh viên hiện nay là gì? ( Bạn Ngọc Hà, [email protected])

Đứng trên cương vị là người đã trải qua thời sinh viên như các bạn, và tiếp xúc nhiều với sinh viên, mình đưa ra tổng kết như thế này: thứ nhất đó là các bạn thường làm việc theo cảm hứng, mong mỏi cuối tuần để xả hơi, tụ tập bạn bè, mua sắm...và như vậy là đã đốt hết ngày chủ nhật rồi. Làm việc theo cảm hứng còn có trong cả việc học, môn nào thích thì học nhiều, không thích thì học ít. Thứ hai, là không liệt kê đầu việc ra. Thứ ba, không biết việc nào quan trọng để làm trước. Thứ 4 là không kiểm soát được bản thân. Ví dụ hôm nay có kế hoạch làm một bài tiểu luận nhưng khi mở máy tính lên lại vào mạng xã hội, xem tin tức…đến khi hết cả ngày vẫn chưa hoàn thành mục tiêu là làm xong bài tiểu luận.

Câu hỏi: Nguyên nhân gây nên sự lãng phí thời gian là gì? (Bạn Lê Hà My, [email protected])

Nguyên nhân sử dụng thời gian không hợp lý xuất phát từ hai phía, từ cách mình dùng và từ các yếu tố khách quan. Nhưng nguyên nhân chủ yếu vẫn là từ bản thân, xuất phát từ động cơ, cảm xúc, ý chí của người đó: không có kế hoạch sẵn, không cân bằng được công việc, bị ảnh hưởng từ bạn bè, gia đình và các vấn đề xã hội.

Câu hỏi: Có nhiều người học cách quản lý thời gian và đã đề ra kế hoạch cho mình tuy nhiên lại không thực hiện được nguyên nhân thất bại là gì? (Đinh Thị Giang, [email protected])

Đây là câu hỏi phổ biến của nhiều người. Trước đây tầm 10 năm trước mình rất thích đọc sách về tư duy và vạch ra các mục đích rồi dán lên trên tường. Mình có đặt ra kế hoạch nhưng cuối cùng chẳng làm được gì theo kế hoạch. Ngọn nguồn là chưa vững chắc về ý chí. Khi có động cơ mình lại nghĩ là còn mấy ngày nữa không sao, đến 10 ngày nữa cũng không sao, rồi gần đến ngày cuối cùng đã không kịp. Vậy là mình không nghiêm khắc với bản thân. Trong chuyên ngành tâm lý có nhắc đến : Ý thức và vô thức, trong đó vô thức dễ dàng dụ dỗ ý thức nên động cơ dễ lung lay. Nguyên nhân làm cho mình sai hướng chính là mình chưa vững trong ý chí, tức là nguyên nhân từ chủ quan. Mình còn bị chi phối bởi nhiều yếu tố nên mình bị sao lãng, ảnh hưởng đến mục đích của mình ban đầu.

Câu hỏi: Em là mẹ đơn thân và cũng đang là SV năm cuối. Con trai em năm nay 2 tuổi. Mỗi ngày của em bắt đầu từ 5h sáng, với việc nấu ăn cho con, đưa con gửi nhà trẻ rồi lại vội vàng đến lớp. Quỹ thời gian của em bị bó hẹp với việc chăm con và đi học. Em cảm thấy rất mệt mỏi và áp lực rất nhiều vì còn muốn dành thêm thời gian cho các nhu cầu cá nhân khác. Thạc sĩ có thể cho em lời khuyên được không? (xin giấu tên)

Chị rất cảm thông và khâm phục bạn ấy. Mỗi người có một hoàn cảnh khác nhau nhưng bạn ấy đã rất nỗ lực để vừa học tập vừa nuôi con. Đó là khó khăn nhưng không phải là không làm được. Chị nghĩ rằng bạn nên chia khung giờ nhỏ ra, cân nhắc ưu tiên việc nào trước việc nào sau, phải vững vàng về ý chí, hiểu rõ bản thân mình và tin là bản thân mình làm được. Làm bất điều gì cũng cần có ưu tiên. Phải phân biệt, ưu tiên giữa học hành, công việc và nuôi con trong từng thời điểm khác nhau. Ví dụ như sáng sớm, người không có con cái thì các bạn ấy sẽ mang sách ra đọc chẳng hạn, nhưng trong trường hợp của bạn, con bạn lại đang đói thì phải ưu tiên việc cho con ăn trước. Nhưng đồng thời phải làm sao cho hợp lý, ví dụ như cho con ăn gì cho nhanh, làm thế nào cho nhanh để dành thời gian làm việc khác. Đến khi lên lớp thì việc ưu tiên hơn lại là học. Tóm lại yếu tố bản thân là rất quan trọng. Bản thân là chủ thể quản lý thời gian, phải vững niềm tin và quản lý bản thân tốt thì có thể làm được.

Thạc sĩ Trần Thị Mạnh Linh đang chia sẻ và trả lời câu hỏi của độc giả

Câu hỏi: Lợi ích của quản lý thời gian? Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian. (Đỗ Quang Cương, [email protected])

Chúng ta sẽ tự mở rộng khung thời gian của mình ra. Một ngày 24 giờ, chúng ta ngủ và trừ đi các việc khác thì có 8 giờ làm việc hiệu quả. Nếu hai mình làm việc sẽ tăng lên gấp đôi nên thời gian của mình phải sắp xếp sao cho một người mà như hai người. Mình thấy mình làm hiệu quả vào thời gian nào thì sẽ làm vào thời gian đó. Như vậy, lợi ích quan trọng của quản lý thời gian là đạt được hiệu quả công việc. Mình biết sử dụng thời gian hiệu quả, hiểu thời gian thì sẽ làm tốt công việc. Kéo theo đó là biết cách mở rộng thời gian, lúc đó một ngày có thể làm việc đến 10 tiếng so với việc chỉ làm 8 tiếng như trước kia.

Câu hỏi: Để sắp xếp được công việc một cách logic đôi khi cũng tốn khá nhiều thời gian, vậy việc tính toán chi tiết để sắp xếp thứ tự và thời gian thực hiện có thực sự cần thiết không?(Bạn Nguyễn Văn Tuấn, [email protected])

Việc tính toán là quan trọng và cần thiết. Nhưng việc gì cũng phải trong giới hạn thôi. Đừng dành quá nhiều thời gian cho việc vạch ra, tính toán kế hoạch. Nếu không thực hiện thì nó chỉ mãi trên giấy bút chứ không thành công được. Và như thế thì nó giống như là nợ công vậy. Nợ bài tập, nợ kế hoạch…nợ thời gian. Và nợ thời gian là cực kỳ khó chịu. Nếu như các em có thể quản lý được thời gian, chủ động được nó thì đến cuối ngày sẽ cảm thấy vô cùng dễ chịu, thư giãn, thoải mái. Đó như chính một phần thưởng cho bản thân sau một ngày hoàn thành công việc đặt ra.

Câu hỏi: Hiện nay có rất nhiều trung tâm và lớp học về kỹ năng quản lý thời gian. Vậy không biết là các bạn sinh viên có nên tham gia vào các lớp học đó hay không và nó có thực sự hiệu quả không? (Bạn Nguyễn Thị Hiền, [email protected])

Học cái gì cũng là tốt, tuy nhiên học phải sử dụng được chứ không phải học theo phong trào. Thực ra nói là học quản lý thời gian thì hơi khó, cái phải học là học quản lý bản thân. Dù học gì thì vấn đề tự chủ là rất quan trọng. Nếu bạn cảm thấy có đam mê, có mục đích nhưng không sắp xếp được thời gian thì nên học, nhưng nếu chỉ học theo phong trào thì không nên vì chi phí ở các trung tâm không phải là thấp. Lời khuyên là nên học “miễn phí”, học qua các trang mạng xã hội...

Câu hỏi: Chị có thể cho biết cách lập kế hoạch quản lý thời gian một cách cụ thể, chi tiết nhất được không ạ? (Chu Xuân Hồng, [email protected])

Chị có “thần hộ mệnh” là cuốn sổ nhỏ. Thời còn sinh viên, chị dùng cuốn sổ nhỏ để học cách quản lý tiền: ghi hôm nay mình chi tiêu những gì để cuối ngày tổng kết. Đối với thời gian chị cũng dùng một cuốn sổ nhỏ để học quản lý: dùng cuốn sổ để vạch ra ngày hôm nay phải làm cái gì. Buổi sáng sớm bắt đầu làm việc với tâm trí không thoải mái thì kết quả hôm đó sẽ rất chán. Vậy thì chị sẽ ghi công việc mình mong muốn nhất đầu tiên và kèm theo mốc thời gian - dành cho nó bao nhiêu giờ và làm việc với ai (ở đâu, như thế nào, số điện thoại,… ). Như vậy, mình sẽ không bị lạm giờ. Trong vòng một tháng chị sẽ có các công việc ưu tiên. Hết tờ tháng sẽ làm tờ tuần. Và note đằng sau sẽ là công việc trong ngày. Cuối ngày mình lại phải tổng kết những việc mình đã làm được trong ngày.

Câu hỏi: Nếu có nhiều việc phải giải quyết trong cùng một khoảng thời gian, mức độ quan trọng là tương đương nhau thì cách sắp xếp thực hiện như thế nào là hợp lý? (việc dễ làm trước việc khó làm sau hay việc nào tạo cảm hứng cho mình hơn thì làm trước?..v..v..) (Đức Anh, [email protected])

Khi có hai công việc quan trọng thì mình phải có thứ tự ưu tiên. Cái cần thiết nhất là mình tìm được cái gì là quan trọng trong một khung giờ nhất định. Khung giờ này cái này quan trọng thì phải làm trước. Vì thế mình phải hoạt động liên tục.

Câu hỏi: Làm sao để khắc phục vấn đề áp lực tâm lý khi phải giải quyết nhiều việc cùng lúc? (Hoàng Thị Kim Thoa, [email protected])

Khi làm nhiều việc một lúc sẽ gây stress. Thậm chí có nhiều bạn bị stress nặng dẫn đến mỏi cơ, tim đập nhanh, toát mồ hôi…Và bản thân không kiểm soát nổi mình, đến những việc đơn giản nhất cũng không đủ vững vàng để làm nữa. Như vậy phải có ý thức học tập, kiểm soát bản thân. Ý thức là cái có thể trau dồi được, học tập từ thầy cô, bạn bè, hành động thường xuyên để trở thành thói quen rồi dần dần thành kỹ năng. Phải làm mạnh giá trị nội tại của bản thân lên. Học cái này cái kia, rèn luyện, biến nó thành kỹ năng, kỹ xảo của bản thân, trở thành tiềm năng trong mình. Làm sao để vững tin vào bản thân trước áp lực công việc: Thứ nhất là phải học tập trau dồi kỹ năng. Thứ hai là nhận diện được việc mình tiếp xúc, tránh quá áp lực.

Khán giả đang chú ý theo dõi buổi giao lưu

Câu hỏi: Một trong những cách quản lý thời gian hợp lý là đặt ra lịch sắp xếp công việc theo ngày/tuần/tháng.... nhưng nếu tuân theo một cách máy móc thì phải xử lý như thế nào khi gặp phải những sự việc bất ngờ, không theo kế hoạch. (Hồ Đình Thắng, [email protected])

Trong cuốn sổ, mình ghi có bao nhiêu việc phải làm và có việc có thể làm hoặc không. Tức là có phần “cứng” và “mềm”. Kế hoạch phải có phần co giãn. Khi có việc đột xuất chen ngang vào thì mình có thể hoãn phần “mềm”, vẫn phải đảm bảo hoàn thành phần “cứng” – những công việc ưu tiên. Đừng có gò bó bản thân phải hoàn thành tất cả.

Câu hỏi: Nhiều người mang xu hướng cầu toàn trong mọi việc, từ những việc nhỏ nhất, điều này có làm ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc của họ không? (Nguyễn Văn Thắng, [email protected])

Bất kể điều gì cũng có hai mặt. Việc cầu toàn giúp mình lên kế hoạch chỉn chu và cố gắng hoàn thành nó, đó là tích cực. Nhưng đồng thời về mặt tiêu cực nó sẽ lạm thời gian của mình, làm mình lúng túng, đôi khi cứng nhắc làm đúng theo kế hoạch đã đặt ra, phải xong cái này mới được làm cái kia, làm bạn bị áp lực, mệt mỏi, không làm được những việc phía sau đó nữa. Vậy nên, con người không phải robot, không ai là hoàn hảo cả nên phải biết điều tiết sao cho vừa phải, nghỉ ngơi. Tâm lý có quy luật lên xuống, không nên quá cầu toàn sẽ khiến chúng ta bị căng thẳng.

Câu hỏi: Một số người do có trí nhớ không tốt và bận rộn, quá tải nên thường bị "vỡ" kế hoạch dù đã lên kế hoạch làm việc, học tập vô cùng chi tiết trước đó. Giải pháp cho họ là gì? (Hoàng ngọc hiệp, [email protected])

Nếu bận quá nhiều việc thì đừng ôm đồm, phải lược bớt đi. Mình phải nắm rõ năng lực của mình, tự đánh giá được khả năng đáp ứng công việc của mình rồi ưu tiên những việc phù hợp. Nếu quá sức, do vấn đề trí nhớ thì có thể sử dụng những công cụ hỗ trợ như đồng hồ, điện thoại đặt báo thức, nhắc nhở... Hoặc có thể nhờ bạn bè, người yêu nhắc nhở (cười)

Câu hỏi: Sinh viên, người trẻ, có rất nhiều sự lựa chọn không chỉ là học tập, mà còn những lựa chọn khác trong cuộc sống như công việc, vui chơi và các mối quan hệ khác làm thế nào để có thể cân bằng thời gian cho những lựa chọn đó? (Toàn, [email protected])

Để cân bằng tất nhiên mình phải có kế hoạch. Tốt nhất là kèm theo một việc căng thẳng thì nên có việc thư giãn.

Câu hỏi: Phần lớn sinh viên hiện nay sử dụng thời gian không có mục đích, không biết cách quản lý thời gian của mình. Vậy nếu muốn quản lý thời gian của mình hiệu quả phải bắt đầu từ đâu và làm những việc gì? (Vương Thị Thu Hà, [email protected])

Để sử dụng được thời gian thì phải có người sử dụng. Người sử dụng là quan trọng nhất. Phải kiểm soát được cảm xúc, suy nghĩ, ham muốn. Các bạn sẽ khó nói từ “không” vì không kiểm soát được bản thân. Mình không muốn quản lý những cái quá xa vời. Việc đầu tiên là phải quản lý bản thân mình đã. Từ đó hiểu rõ mình, biết điểm mạnh, điểm yếu của bản thân từ đó mới sắp xếp được kế hoạch và đạt hiệu quả cao.

Câu hỏi: Em thường có kế hoạch học và làm việc nhưng đồng thời hay bị xao nhãng bởi mạng xã hội và các hoạt động giải trí khác. Sau mỗi lần như thế đều cảm thấy hối hận. Nhưng nó cứ tiếp diễn và lặp lại 1 vòng luẩn quẩn. Thưa chuyên gia, em phải làm thế nào ạ? (Nguyễn Doãn Thùy Linh, [email protected])

Mạng xã hội, game hay các hình thức giải trí khác đều như vậy, làm mình thấy thu hút và gây nghiện, khi đã nghiện thì lúc nào cũng để tâm đến nó. Việc các em cảm thấy hưng phấn và thu hút là do sự chi phối của hormone. Để giải quyết vấn đề này thì các em phải tìm được hứng thú với học tập và công việc. Các em phải tìm hiểu kỹ về vấn đề đó, tìm ra những gì mình thích trong công việc đó sẽ sinh ra hưng phấn và có ý thức làm việc

Câu hỏi: Em đang trong thời gian có thể nói là rất bận rộn. E vừa phải đi học trên lớp đồng thời còn tham gia cộng tác viết bài cho 2 nơi mà thực sự e không thể bỏ được, vì nó giúp e có thêm kinh nghiệm cho công việc của mình cũng như thu nhập trang trải khi là 1 sinh viên. 1 ngày e cảm thấy trôi rất nhanh, không đủ để làm hết công việc. Chưa kể năm nay e năm cuối nên có rất nhiều bài tập trên lớp. E cảm thấy ngột thở không có cách nào để mình đỡ áp lực, không biết phải làm thế nào? Mong cô có thể tư vấn cho em. E cảm ơn ạ. (Bùi Thị Dung, [email protected])

Mình phải tìm những môn học nào mình thích, môn mình còn hạn chế, môn được ưu tiên. Mình sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Thời gian nào nên học môn nào sẽ tốt hơn. Ví dụ: học toán cao cấp nhưng có đến 5 bài tập nhưng mình có thể hoãn để học môn dễ hơn rồi quay lại môn toán sau. Việc đầu tiên là hiểu được môn học. Sau đó, sắp xếp việc học từng môn theo từng khung giờ nhất định phù hợp. Quan trọng là trong từng khung giờ nhất định đó phải làm việc một cách tập trung, hiệu quả.

Câu hỏi: Xin hỏi khách mời phương pháp cân bằng thời gian để làm được nhiều việc hơn trong ngày. Việc ghi thời gian biểu để phân chia công việc của một ngày có còn hiệu quả không ạ? ( Câu hỏi trực tiếp từ chương trình)

Không mất quá nhiều thời gian để lập kế hoạch. Chỉ cần 10 phút để lập kế hoạch và cố gắng tìm ra ít nhất ba việc ưu tiên để hoàn thành trong ngày. Chúng ta luôn phải mang theo cuốn sổ kế hoạch để nhắc nhở bản thân.

Nguyễn Thùy Trang, sinh viên lớp Báo mạng điện tử K33

Câu hỏi cuối cùng: Làm thế nào để có thể nhận biết khung giờ làm việc hiệu quả của mình? Nếu có khung giờ làm việc hiệu quả vào ban đêm, thì làm thế nào để có thể vừa phát huy hiệu quả làm việc mà vừa giữ gìn được sức khỏe? (Trần Công Tâm, sinh viên Báo mạng điện tử K33)

Thứ nhất, làm thế nào để có thể nhận biết khung giờ làm việc hiệu quả: Mỗi người có một khoảng thời gian tích cực mà hiệu suất công việc cao. Có nhiều cách để :quan sát chủ quan; làm trắc nghiệm khách quan, có thể về năng lực, khí chất... Có những người có thể cân bằng khí chất linh hoạt, có người thì không cân bằng được sẽ gây mệt mỏi khi ôm đồm nhiều việc. Khi chưa có trắc nghiệm khách quan thì nên quan sát trực tiếp. Bản thân mình là người hiểu mình nhất. Thứ 2, về những người làm việc vào khung giờ muộn. Những người làm việc vào khung giờ ban đêm phải có lúc nghỉ ngơi, nếu làm việc quá sức liên tục thì không nên. Nên biết rõ đồng hồ sinh học của bản thân, những lúc mệt mỏi nên nghỉ ngơi và thức dậy làm việc khi cảm thấy tỉnh táo.

10h35, buổi giao lưu chính thức khép lại.

Mặc dù vẫn còn nhiều câu hỏi do độc giả quan tâm gửi đến hòm thư điện tử nhưng do thời gian của buổi giao lưu có hạn, nên BBT sẽ gửi các câu hỏi chưa được giải đáp trực tiếp đến khách mời và cập nhật những giải đáp lên trang tin điện tử Songtre.tv.

Xin chân thành cảm ơn chuyên viên tâm lý Trần Thị Mạnh Linh đã dành thời gian đến giao lưu và chia sẻ cùng độc giả của Songtre.tv. Cảm ơn nhà báo Phạm Quý Trọng trong thời gian qua đã luôn quan tâm đồng hành, tư vấn cho BBT thực hiện buổi giao lưu trực tuyến này. Cảm ơn quý độc giả đã quan tâm, theo dõi và ủng hộ chương trình!

BBT Sóng trẻ/

Báo mạng điện tử K33