Kinh doanh trên sàn thương mại điện tử: Những quy định về thuế người bán cần nắm rõ

(Sóng trẻ) - Sự phát triển của hoạt động mua bán trực tuyến đặt ra nhiều vấn đề pháp lý liên quan đến kê khai và nộp thuế. Luật sư Dương An (Đoàn Luật sư TP. Hà Nội) làm rõ các nghĩa vụ pháp lý và những lưu ý giúp người kinh doanh trên sàn thương mại điện tử hạn chế rủi ro về thuế.

PV: Thưa Luật sư, hiện nay khi một cá nhân hoặc hộ kinh doanh bắt đầu bán hàng trên các sàn thương mại điện tử (như Shopee, TikTok Shop, Lazada...), những loại thuế, phí cơ bản nào họ bắt buộc phải kê khai và nộp?

Luật sư Dương An: Khi bắt đầu kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop hay Lazada, người bán cần quan tâm trước hết đến hai loại thuế chính là thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân, hộ kinh doanh. Ngoài ra, người bán cũng cần lưu ý các khoản phí dịch vụ do sàn thu, chẳng hạn như phí giao dịch, phí cố định hoặc phí vận chuyển, tùy theo chính sách của từng sàn.

Ngoài ra, người bán cần tìm hiểu các quy định về đăng ký thuế, cung cấp thông tin định danh và sử dụng hóa đơn điện tử theo trường hợp cụ thể. Vì vậy, ngay từ đầu, người bán nên xác định rõ mô hình kinh doanh, quản lý doanh thu và chi phí đầy đủ, bởi đây là cơ sở để thực hiện đúng nghĩa vụ pháp lý và tránh những rủi ro phát sinh khi hoạt động kinh doanh phát triển.

PV: Xin Luật sư cho biết ngưỡng doanh thu nào khiến người kinh doanh TMĐT phải nộp thuế? Việc tính thuế trên tổng doanh thu thay vì lợi nhuận thực tế, trong khi người bán phải chịu nhiều chi phí vận hành, đang tạo ra những bất cập pháp lý gì? 

Luật sư Dương An: Theo quy định hiện hành, từ năm 2026, cá nhân, hộ kinh doanh có tổng doanh thu trong năm trên 1 tỷ đồng thì thuộc diện phải xác định và thực hiện nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định tại Điều 3, Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Tuy nhiên, đúng là kinh doanh trên sàn thương mại điện tử có một đặc thù là doanh thu nhìn trên hệ thống có thể rất lớn, nhưng số tiền người bán thực sự giữ lại sau khi trừ phí sàn, tiền quảng cáo, kho bãi và nhân công lại không nhiều, thậm chí có thể bị lỗ.

Về vấn đề này cần nhìn nhận riêng từng loại thuế. Với thuế GTGT, cách tính theo tỷ lệ trên doanh thu có thể tạo áp lực cho người bán có biên lợi nhuận thấp, bởi các chi phí đầu vào không được trừ trực tiếp khỏi doanh thu tính thuế theo phương pháp này. Còn đối với thuế TNCN, pháp luật hiện hành đã có những phương pháp tính khác nhau tùy mức doanh thu. 

Có thể thấy, vướng mắc lớn nhất đối với người bán hàng không đơn giản là mức thuế cao hay thấp, mà là phải xác định đúng doanh thu tính thuế, chứng minh được các khoản chi phí hợp lệ bằng hồ sơ, chứng từ phù hợp, đặc biệt là chi phí quảng cáo trên nền tảng số hoặc các khoản phí dịch vụ từ nước ngoài có thể khiến việc thu thập chứng từ phức tạp hơn.

PV: Hiện nay, các sàn thương mại điện tử đã thực hiện khấu trừ và nộp thuế thay cho người bán. Xin Luật sư giải thích rõ hơn về cơ chế này và những trách nhiệm mà người bán vẫn phải thực hiện?

Luật sư Dương An: Trước đây, người bán tự tính toán và thực hiện nghĩa vụ thuế của mình, hiện nay, với những sàn thuộc diện áp dụng, sàn sẽ khấu trừ thuế ngay trên từng giao dịch bán hàng, sau đó kê khai và nộp số thuế đó thay cho người bán.

Cụ thể, theo Điều 4 và Điều 5 Nghị định 117/2025/NĐ-CP, việc khấu trừ được thực hiện đối với từng giao dịch phát sinh doanh thu theo quy định. Số thuế khấu trừ phụ thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ và tỷ lệ thuế tương ứng. Người bán có thể kiểm tra các khoản này thông qua báo cáo doanh thu, đối soát và thông tin thuế trên tài khoản bán hàng.

Tuy nhiên, người bán không nên nghĩ rằng sàn đã nộp thuế thay thì mình không cần làm gì thêm. Trước hết, người bán phải cung cấp chính xác mã số thuế hoặc thông tin định danh theo quy định, đồng thời theo dõi doanh thu và số thuế đã bị khấu trừ. Nếu có hoạt động kinh doanh ngoài sàn, doanh thu từ những kênh chưa được khấu trừ thuế thay hoặc các nghĩa vụ thuế khác chưa được thực hiện thông qua sàn, người bán vẫn phải chủ động kiểm tra và thực hiện theo quy định.

Ngoài ra, người bán cần lưu giữ chứng từ mua bán, chi phí và đối soát đơn hàng; đồng thời kiểm tra nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử theo trường hợp của mình. Đối với phần doanh thu trên sàn đã được khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay đầy đủ thì không phải tiếp tục kê khai, nộp lại thuế GTGT và thuế TNCN cho chính phần doanh thu đó.

Để hạn chế rủi ro, người bán phải thường xuyên đối chiếu số liệu giữa doanh thu thực tế, số tiền sàn thanh toán và số thuế đã khấu trừ, việc này sẽ giúp hạn chế tình trạng kê khai thiếu, nộp trùng hoặc gặp khó khăn khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình.

PV: Trường hợp một cá nhân bán hàng trên nhiều sàn khác nhau (hoặc vừa bán trên sàn, vừa bán qua Fanpage/Website riêng), việc tính gộp doanh thu và kê khai thuế được quy định như thế nào?

Luật sư Dương An: Về nguyên tắc, nếu một cá nhân vừa bán hàng trên nhiều sàn thương mại điện tử, vừa bán qua Fanpage hoặc website riêng thì phải tổng hợp doanh thu từ các hoạt động kinh doanh để xác định nghĩa vụ thuế, chứ không được tách riêng từng kênh để xác định ngưỡng doanh thu. Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 và khoản 1 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Về việc kê khai, theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các sàn có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán thuộc đối tượng áp dụng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thay người bán. Đối với hoạt động kinh doanh trên nền tảng không có đầy đủ các chức năng này, người bán phải tự kê khai, nộp thuế theo khoản 2 Điều 11, kết hợp với Điều 8, Điều 9 và Điều 10 theo Nghị định này.

Và theo khoản 3 Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định người kinh doanh có trách nhiệm tự kê khai đầy đủ, chính xác doanh thu phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai.

Vì vậy, người bán nên theo dõi doanh thu riêng từng kênh, đối chiếu số liệu và lưu giữ chứng từ đầy đủ. Và cần phân biệt phần doanh thu đã được sàn khấu trừ, nộp thuế thay với phần doanh thu phải tự kê khai để tránh bỏ sót nghĩa vụ hoặc nộp thuế trùng.

PV: Thưa Luật sư, nếu người bán chậm nộp thuế hoặc kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, họ có thể phải đối mặt với những mức xử phạt nào? Đâu là ranh giới giữa vi phạm hành chính về thuế và hành vi có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế?

Luật sư Dương An: Mức xử lý phụ thuộc vào hành vi vi phạm cụ thể và tính chất của vụ việc. Đối với trường hợp chậm nộp thuế, người bán phải nộp đủ số thuế còn thiếu và tiền chậm nộp. Theo khoản 2 Điều 16 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, tiền chậm nộp được tính ở mức 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế chậm nộp.

Trường hợp người bán kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Khoản 11 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP mức phạt thông thường là 20% số thuế khai thiếu. Người vi phạm phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp theo quy định. Nghiêm trọng hơn là hành vi trốn thuế, theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung, hành vi trốn thuế có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn, tùy tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ. Đồng thời, người vi phạm vẫn phải nộp đủ số thuế trốn và tiền chậm nộp. 

Về trách nhiệm hình sự, theo Điều 200 Bộ luật Hình sự năm 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2017, cá nhân có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn thuế nếu thực hiện hành vi thuộc điều luật và số tiền trốn thuế từ 100 triệu đồng đến dưới 300 triệu đồng; hoặc dưới 100 triệu đồng nhưng thuộc trường hợp luật định, chẳng hạn đã bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế mà còn vi phạm. Mức hình phạt tăng theo tính chất và mức độ vi phạm.

Khi phát hiện sai sót về thuế, người bán nên chủ động rà soát, kê khai bổ sung và thực hiện nghĩa vụ còn thiếu theo quy định. Cần kê khai trung thực doanh thu trên tất cả các kênh bán hàng, không sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và không cố tình che giấu doanh thu, bởi những hành vi này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

PV: Theo Luật sư, người mới kinh doanh online nên đăng ký dưới hình thức Cá nhân kinh doanh, Hộ kinh doanh hay Thành lập Doanh nghiệp để tối ưu về mặt chi phí và chi phí thuế hợp pháp?

Luật sư Dương An: Người mới kinh doanh online nên lựa chọn mô hình phù hợp với quy mô thực tế, chứ không nên chỉ nhìn vào mức thuế phải nộp để quyết định.

Nếu mới bắt đầu, tự bán hàng với quy mô nhỏ, chưa có nhu cầu thuê nhiều nhân sự hay mở rộng hoạt động, thì hình thức cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh thường sẽ đơn giản hơn về tổ chức và quản lý. Tuy nhiên, cá nhân kinh doanh và hộ kinh doanh không phải hai lựa chọn hoàn toàn tách biệt về nghĩa vụ thuế; chính sách thuế hiện hành áp dụng cho cả hai nhóm theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP.

Nếu người bán có kế hoạch phát triển thương hiệu lâu dài, mở rộng quy mô, thuê nhiều lao động, hợp tác với đối tác hoặc cần xuất hóa đơn, ký kết hợp đồng thường xuyên, thì nên cân nhắc thành lập doanh nghiệp. Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý và chế độ kế toán chặt chẽ hơn, nhưng đổi lại có thể tạo thuận lợi khi mở rộng kinh doanh và giúp tách bạch tài sản cá nhân với tài sản của doanh nghiệp trong phạm vi luật định. 

Vì vậy, quy mô nhỏ thì ưu tiên mô hình đơn giản, dễ quản lý, nếu xác định kinh doanh chuyên nghiệp và mở rộng lâu dài thì nên cân nhắc thành lập doanh nghiệp ngay từ đầu. Dù lựa chọn mô hình nào, người bán cũng cần theo dõi đầy đủ doanh thu từ các sàn và kênh bán hàng khác, lưu giữ chứng từ và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế. Đó mới là cách tối ưu chi phí hợp pháp và hạn chế rủi ro về sau.

PV: Một trong những vấn đề khiến nhiều người bán hàng online lúng túng là lưu trữ hóa đơn, chứng từ. Vậy họ cần chuẩn bị và quản lý những loại giấy tờ nào để có thể chứng minh doanh thu, chi phí và giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết, thưa Luật sư?

Luật sư Dương An: Nhà bán hàng online cần đặc biệt chú ý đến việc lưu trữ hóa đơn, chứng từ, bởi đây là căn cứ để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch và giải trình số liệu khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. 

Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn, chứng từ phải được bảo quản, lưu trữ bảo đảm an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hoặc sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; đồng thời phải lưu trữ đúng thời hạn theo pháp luật về kế toán. Vì vậy, người bán cần lưu hóa đơn mua hàng, chứng từ thanh toán, hóa đơn bán hàng và các tài liệu liên quan đến giao dịch.

Đối với hóa đơn điện tử, khoản 2 Điều 5 Nghị định này yêu cầu dữ liệu phải được lưu trữ và sẵn sàng để tra cứu hoặc in ra khi có yêu cầu. Người bán nên lưu thêm dữ liệu đơn hàng, báo cáo doanh thu trên sàn, chứng từ hoàn tiền, phí sàn và sao kê ngân hàng để đối chiếu số liệu.

Để thuận tiện cho việc quản lý và đối chiếu, nhà bán hàng sắp xếp hồ sơ theo tháng và từng kênh bán hàng, đồng thời sao lưu dữ liệu định kỳ. Quan trọng nhất là mọi khoản doanh thu đã kê khai đều phải có căn cứ đối chiếu, giải trình rõ ràng khi cần thiết.

PV: Từ những vấn đề vừa trao đổi, Luật sư có lời khuyên cốt lõi nào dành cho các nhà bán hàng trẻ, giúp họ vừa phát triển kinh doanh bền vững vừa tuân thủ đúng pháp luật về thuế?

Luật sư Dương An: Lời khuyên cốt lõi dành cho các nhà bán hàng trẻ là hãy coi việc tuân thủ pháp luật về thuế là một phần trong hoạt động kinh doanh ngay từ đầu, chứ không phải đợi đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới thực hiện.

Người bán cần chủ động tìm hiểu quy định thuế áp dụng với mô hình của mình, theo dõi đầy đủ doanh thu trên tất cả các kênh bán hàng, lưu trữ hóa đơn, chứng từ và thực hiện kê khai, nộp thuế đúng quy định. Khi có vướng mắc, nên tìm hiểu từ nguồn chính thống hoặc tham vấn người có chuyên môn thay vì tự suy đoán hoặc làm theo kinh nghiệm truyền miệng.

Kinh doanh online có thể bắt đầu rất nhanh, nhưng muốn phát triển lâu dài thì phải minh bạch và có trách nhiệm. Bán hàng tốt giúp tạo ra doanh thu, còn kinh doanh đúng pháp luật mới giúp xây dựng uy tín và phát triển bền vững.

PV: Xin cảm ơn Luật sư với những chia sẻ chi tiết giúp người bán hàng có thể phát triển bên vững!